Formarse bien para evitar riesgos

Una correcta formación de los profesionales que trabajan en los almacenes de distribución ayuda a minimizar riesgos, aumentar la productividad y agilizar la toma de decisiones

Formarse bien para evitar riesgosLa distribución correcta de los medicamentos depende del personal encargado de ello. Por eso, es fundamental que éste sea formado y consciente de las responsabilidades que conlleva su función. En este sentido, no debemos olvidar que las principales funciones de un trabajador de almacén de distribución se pueden resumir en tres:

  • Recepción de material: esta función es clave, puesto que de ella dependen todas las demás. Llevar a cabo una correcta recepción, acompañada de la correcta revisión y etiquetado de los productos ayuda a simplificar las tareas de almacenaje e inventariado, y evita que se produzcan pérdidas o descontroles en el almacén. Por estas razones es importante formar correctamente al personal, no sólo para que esté entrenado en la recepción, sino para que sea capaz de comprender el uso de los programas informáticos que se emplean en la empresa y de los diversos sistemas de almacenamiento que se van a utilizar.
  • Almacenaje de productos: siendo ésta la tarea principal y fundamental de este sector, es importante realizarla sin tacha. Asegurarse de que cada tipo de producto está embalado correctamente, que los productos del mismo tipo se encuentran juntos, que no hay errores en el etiquetado, y que los materiales se encuentran en un entorno que evite su deterioro son algunas de las labores cotidianas que deben tenerse en cuenta.

En este área, la formación ayuda sobre todo a asegurarse de que las nuevas incorporaciones estén familiarizadas con los procedimientos que se siguen en la empresa, y a que se optimicen los mismos cuando se lleven a cabo mejoras en el lugar de trabajo o en los sistemas informáticos de la empresa. Esto incluye la realización de inventarios periódicos para garantizar que todo se mantiene en orden.

  • Despacho de pedidos: es importante que a la hora de dar salida a los productos se siga un sistema FEFO (primero en expirar, primero en salir), para evitar que se deterioren los productos almacenados. Esta tarea debe llevarse a cabo de manera eficiente y ordenada, y se deben estandarizar los procedimientos. Por esta razón, los trabajadores deben estar perfectamente familiarizados con ellos y ejecutarlos de manera adecuada, lo que se consigue con revisiones y formación periódica.

Además, disponer de personal adecuadamente formado no sólo minimiza los posibles riesgos asociados al almacenamiento de productos farmacéuticos, sino que tiene una serie de beneficios añadidos que debemos tener en cuenta, según explica la responsable del Departamento de Dirección Farmacéutica, Calidad y Medio Ambiente del Grupo Hefame, María del Mar Conejo. Entre ellos, ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la empresa; promueve la comunicación y la participación; fomenta la autenticidad, la apertura y la confianza; proporciona mayor productividad, eficacia de los procesos productivos y calidad del trabajo; y permite agilizar la toma de decisiones.

Una herramienta imprescindible para garantizar que la formación se adecúa a las necesidades de los trabajadores es el Plan de Formación. Si disponemos de un plan de formación detallado y bien elaborado, podremos marcar nuestras prioridades en cada uno de los procesos formativos y podremos hacer un seguimiento exhaustivo de los mismos. Algunos elementos importantes que deben constar en el plan de formación son el tipo de formación inicial que se dará a las nuevas incorporaciones, la periodicidad con la que se llevarán a cabo los procesos de formación continua, o los métodos de evaluación de los proyectos.

Es importante poder llevar a cabo una evaluación eficaz de la formación para saber si se está realizando de forma adecuada, si los trabajadores están siendo formados en las áreas relevantes y si se están cumpliendo los objetivos establecidos previamente. Para ello, se cuenta con varias herramientas como:

  • La evaluación de la formación realizada
  • Autoinspecciones programadas en el almacén
  • Auditorías externas
  • Revisión de reclamaciones

Es importante escuchar las opiniones de los trabajadores que están recibiendo la formación, puesto que son ellos los que se encuentran en la mejor posición para valorar si los contenidos y las formas resultan útiles en el día a día. La formación continua del trabajador en su puesto de trabajo se puede planificar utilizando como base el documento de Gestión de Riesgos proporcionado y eficaz, que debe realizarse y mantenerse en el almacén. La gestión basada en riesgos permite determinar los factores que podrían afectar a los procesos causando desviaciones en los resultados planificados, lo que permite a su vez tomar acciones preventivas para minimizar los efectos negativos.

Finalmente, es fundamental recordar que la formación no es una acción puntual, sino que se trata de un proceso continuo necesario para mantener a los trabajadores siempre preparados para realizar las tareas y minimizar los riesgos.

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